Műszakifórum
|
|
2010. szeptember 4. szombat, Rozália névnapja van.
Előnyből feltétel, luxusból létszükséglet − vállalatirányítási rendszerek a gazdasági gyakorlatban
2009.10.06, Forrás: Saját forrás
Az ERP (Enterprise Resource Planning), magyar nevükön vállalatirányítási rendszerek az utóbbi 10-15 évben terjedtek el a világban, a hazai cégek körében pedig az elmúlt öt-nyolc évben váltak általánossá. A legtöbb hasznos újítás a televíziótól a mobiltelefonig hasonló utat járt be. Először nagyon drága, majd terjed, általánossá válik, miközben egyre olcsóbb lesz, mígnem olyannyira beépül a mindennapokba, hogy végül a működés, esetünkben a vállalati működés elképzelhetetlen lesz nélküle.
Hírlevél feliratkozás
Feliratkozom a témához kapcsolódó ingyenes hírlevélre:
Szerencsére, de persze nem véletlenül mára megjelentek az ERP-rendszerek kifejezetten kis és közepes vállalkozások számára és költségvetéséhez fejlesztett verziói, melyek tulajdonképpen a lépéstartás egyetlen lehetőségét jelentik ezen cégcsoport számára a "multikkal" szembeni versenyben. Azt, hogy ez a KKV szektorban érezhető, egyre erősödő nyomás mennyire a piaci folyamatok természetes velejárója és mennyire eredménye a fejlesztőcégek mesterséges piacgenerálásának és marketingjének, nehéz eldönteni, és e kitekintésnek nem feladata. A vállalatirányítási rendszerek jótéteményei azonban e piaci szereplők körében is vitán felül állnak. Természetesen az idő a technológiai és szemléletváltásra nem végtelen, már talán csak néhány év.
Esetleg többekben felvetődik, hogy miért és hogyan kerül egy ennyire informatikai jellegű téma egy általában a minőségről, minőségbiztosításról szóló kötetbe. A számítástechnika témaköre e tekintetben több okból is megkerülhetetlen. Egyfelől kis túlzással kijelenthetjük, hogy a vállalati informatikai rendszerek létrejöttének, fejlődésének egyik meghatározó hajtóereje a minőség és hatékonyság javítása volt. Ez alatt természetesen nem csak a termék, szolgáltatás minőségét, de a vállalat működési színvonalát, hatékonyságát, az egyes folyamatok és döntések minőségét is érteni kell. Ahogy a céges informatikai rendszerek fejlődtek, mind összetettebben és "önállóbban" látták el a minőségbiztosítás feladatait, mígnem elérkeztek a mai állapotokhoz.
Másfelől a manapság oly alapvetőnek tekintett minőségbiztosítási rendszerek, melyekről e könyv egyéb fejezeteiben részletesen esik szó, jórészt végrehajthatatlanok és gyakran nehezen kontrollálhatók lennének az ehhez szükséges informatikai háttérszolgáltatások és eszközkészlet nélkül. A vállalatirányítási rendszerek ebben a megközelítésben nem tesznek mást, minthogy befogadják, magukba olvasztják ezeket a minőségbiztosítási szabályokat. Így a minőségbiztosítási rendszerek alkalmazásának nem csak lényeges feltétele némely informatikai eszközök használata, de ERP rendszerek esetén ezek az eszközök a szabályok, eljárásrend betartásáról is gondoskodnak.
Egyszerűen a termelés, szolgáltatás, de általában a vállalati működés jelen helyzete, és a minden területen tapasztalható verseny már nem teszi nélkülözhetővé a szigorú minőségbiztosítást, mint ahogy a csak szúrópróbaszerű, manuális ellenőrzéseket, felületes vezetői kontrollt sem. Jelenleg egy megfelelően paraméterezett, szakértők által bevezetett és nemzetközileg is elismert vállalatirányítási rendszer gyakorlatilag lehetetlenné teszi a komolyabb, vagy hosszabb eltérést az előre beállított standardokhoz, folyamtokhoz és minőségi kritériumokhoz képest.
Mindez egy további, a hazai gazdaság viszonyai között igencsak fontos következménnyel is jár. Nevezetesen a nemzetközileg elismert vállalatirányítási- és minőségbiztosítási (pld. ISO) rendszerek kombinációja a cég működését, és végső soron produktumát (lett légyen az bármi) a bevezetések során egy olyan mederbe tereli, mely nagy valószínűséggel megfelel majd a nemzetközi előírásoknak és elvárásoknak. Ez azt jelenti, hogy egy ERP rendszert használó vállalat nem csak hatékonyabb, de a világpiacon is versenyképesebb, könnyebben eladható, mint az ilyen programot nem használók, de legalábbis sokkal könnyebben, szinte "mellékesen" érik el az ehhez szükséges minőségi szintet. Ennek folyamatát, mikéntjét talán nem érdektelen áttekinteni.
Egy vállalatirányítási rendszer bevezetése kétirányú folyamatot indít el. Miközben a cég átalakítja működésének módját, folyamatait az új rendszerben meglévő, professzionálisabb üzleti filozófia mentén, az azt bevezető szakemberek igyekeznek a "dobozos" megoldást minél inkább a vállalat egyedi igényeihez alakítani − ami ma az iparági és tevékenységi körre specializált megoldásoknak és a modulfelépítésnek köszönhetően gyors és relatíve egyszerű feladat.
Ugyanakkor ez a szoftverrendszerre is visszahat, mondhatjuk úgy, hogy egy, a minőséget garantáló hatásmechanizmus, mivel az egyedi fejlesztések tapasztalatait a fejlesztőcég az újabb verziófrissítésekben felhasználja. Így egy világszerte ismert és elismert ERP megoldás több száz, vagy ezer nemzetközi cég legjobb gyakorlatának esszenciáját nyújtja. Tehát ha egy gyártó vállalat − például egy játékgyár − bevezet egy elismert vállalatirányítási rendszert, akkor azzal egyben "mellesleg" megkapja a világ további 5000 gyárának, és legalább 50 játékgyárának tapasztalatait, vállalatirányítási gyakorlatát is. (A számok itt csak a példa kedvéért szerepelnek, nem mérvadók.)
Kap egyfajta "best practice"-t, amihez igazodva biztos, hogy működése a lehető leghatékonyabb lesz, miközben sajátságait, csak rá és piacaira, vevőire jellemző elvárásait a megoldás a testre szabásnak köszönhetően maradéktalanul figyelembe veszi és kiszolgálja. Ezek az általános elvek és előnyök, de lássuk, hogyan képes egy ERP rendszer megvalósítani mindezt.
Miért, mit és hogyan?
Az utóbbi néhány évtizedben a vállalati gazdálkodás egyre összetettebbé vált, a konkurenciaharc pedig egyre kifinomultabb megoldásokat követelt mind a működés hatékonysága, mind pedig a piaci-kereskedelmi megoldások területén. A fejlődés egy pontján túl az üzleti folyamatokat és a megnövekedett adminisztrációt már csak informatikai eszközök segítségével lehetett kontrollálni. Természetesen a folyamat kölcsönös, az informatikai eszközök megjelenése nem csak megoldása, de oka is volt az üzleti élet összetetté válásának.
Ennek az önmagát gerjesztő folyamatnak jelentős tényezője, hogy a bonyolult, szinte megszámlálhatatlanul sok keletkező adat és információ a vezetői döntéseket is nehezíti. Mert igaz ugyan, hogy a döntéshozók a lehető legtöbb információ birtokában szeretnék kijelölni a szükséges lépéseket, de a lehető legtöbb releváns, minőségi információ birtokában. A rengeteg adatból azonban kibányászni az éppen szükségeseket - megfelelő informatikai támogatás nélkül - szinte lehetetlen, vagy annyira időigényes, hogy az magát a döntést lehetetleníti el.
Mindezek a tények megteremtették az igényt egy összetett, a vállalat működésének egészét átfogó számítástechnikai megoldásra, melyből a szükséges és naprakész információ bármikor és azonnal kinyerhető. Bizonyos megközelítésben az ERP, vagyis vállalatirányítási rendszer nem más, mint ezen igény kielégítése, miközben számtalan operatív, és ennél lényegesen könnyebben azonosítható feladatot is ellát.
Az információ digitális előállítása nagyon hamar dömpingszerűvé vált, hiszen a már kiépített számítógépes rendszerben ennek költsége gyakorlatilag nulla. Ám mint azt Herbert Simon Nobel-díjas közgazdász megállapította; "az információgazdagság figyelemszegénységet szül". A vállalatirányítási rendszerek legfőbb értéke tehát abban áll, hogy a naponta keletkező és begyűjtött hatalmas mennyiségű információból csoportosítják és kiválogatják a valóban szükségeseket, hogy azokból mindenkor a döntéshez kellő mennyiség és minőség álljon a vezetők rendelkezésére. Fontos, hogy se több, se kevesebb. Természetesen a különböző vezetői szintek különböző típusú és összetételű adatokat kívánnak, és a jó ERP rendszernek mindegyiket produkálnia kell.
Mint az új megoldások és technológiák többsége, kezdetben a vállalatirányítási rendszerek is nagyon drágák voltak, ezért csak a legnagyobb cégek engedhették meg maguknak. De ahogy általában az informatika tömegcikké vált, úgy lett egyre szélesebb kör számára elérhető az ERP is. Napjainkra az iparág ott tart, hogy ERP-rendszert voltaképpen - amennyiben azt a folyamatok összetettsége, vagy a feldolgozandó adatok mennyisége megkívánja - akár egy néhány fős cégnél is eredményesen és gazdaságosan be lehet vezetni. Nem a technológia árának csökkenése volt azonban az egyetlen, ami a vállalatirányítási rendszerek terjeszkedését befolyásolta.
Az informatikai megoldások ugyanis olyannyira javítják a működés hatékonyságát, hogy mindazok a cégek, melyek nem alkalmazzák ezeket, kezdtek piaci hátrányba kerülni. Egyszerűen ma már nem sokan engedhetnek meg maguknak a konkurenciánál lassabb döntési mechanizmust, kevésbé fejlett ügyfélszegmentációt, vagy gyengébb szolgáltatási, termelési minőséget. Márpedig a jelen viszonyok között a színvonal fenntartásának jóformán egyetlen eszköze az informatika. Ezért van, hogy míg korábban ezek a megoldások sokak számára afféle számítástechnikai presztízsberuházásnak tűntek, mára majd' minden vezető rájött, hogy munkájának ez az egyik legfontosabb eszköze, és kiemelt stratégiai területként kezelik.
Miután remélhetőleg a fentiek kellően alátámasztják az ERP rendszerek szinte vállalatmérettől független létjogosultságát, ideje konkrétan is vizsgálni, hogy a cég életének mely területein van jelen és használható egy ilyen megoldás. Talán nem titok, hogy szinte mindenütt, de ez még kevés a felelős döntéshez, egy ERP-ről szóló beruházáshoz.
A vállalatok működése a vállalatirányítási rendszerek szempontjából négy területre osztható:
- Pénzügyi modulok:
- Pénzügy-számvitel
- Eszközgazdálkodás
- Kontrolling
- Logisztikai modulok:
- Anyaggazdálkodás
- Termelésszervezés
- Karbantartás
- Értékesítés
- Minőségmenedzsment
- Emberi erőforrások (HR):
- Személyügyi adminisztráció
- Személyügyi fejlesztés
- Projektrendszer modulok
Ezekhez járulhatnak még igény szerint különböző CRM-, azaz ügyfélkapcsolati funkciók és megoldások, melyeket a szakirodalom külön CRM-rendszerként említ, de valójában az alap ERP-rendszer önállóbb, és összetett kiegészítő moduljairól van szó.
Ezek:
- Marketingmodul
- Értékesítés-támogatás modulja
- Szolgáltatások modulja
- Call center modulja
Mint látható, az informatikai támogatás valóban a cég működésének egészét felöleli. Természetesen ahhoz, hogy a rendszer mindezen folyamatokat támogassa, gyakorlatilag minden keletkező, releváns adatot rögzíteni kell benne, míg az egyes információk közötti összefüggések (mondjuk két alkatrész mennyisége, vagy két ügyfél személye között, hogy a legegyszerűbb példát hozzuk) az implementáció során, előre definiáltan jönnek létre, illetve a használat során létrehozhatók.
Miként is néz ki egy ilyen bevezetés a gyakorlatban? Ahhoz, hogy egy vállalatirányítási rendszer valóban hasznossá váljon, és képes legyen ellátni mindazon testreszabott és nem is mindig szabványosítható feladatokat, melyekre rendszerbe állították, a következő elemekre mindenképp szükség van:
Bevezetéshez kapcsolódó elemek:
- Szoftverlicenc (alkalmazás, adatbázis, operációs rendszer)
- Hardverkörnyezet
a. Vállalatirányítási információs rendszerhez: adatbázis- és alkalmazás-szerverek, adatmentő-egység, esetleg hálózati végpontok a vállalatok vagy telephelyek között, adatközponti infrastruktúra
b. Az irodákhoz: helyi hálózat, hálózati szerver, aktív eszközök, munkaállomások.
- Tanácsadói szolgáltatás az alkalmazás adott vállalati környezet szerinti konfiguráláshoz és az alkalmazottak oktatásához (implementáció)
Üzemeltetési elemek:
- Alkalmazástámogatás (napi operatív problémák megválaszolása)
- Verzióváltás az alkalmazások között
- Az alkalmazásokhoz kapcsolódó üzleti támogatás
- Adatbázis karbantartás
- Hardver és hálózatüzemeltetés (javítások, cserék, bővítések)
Ezen tevékenységek tehát minden, ERP-t használó cég életében szükségszerűen megjelennek. Nem jelenti ez azt, hogy minden elemet újonnan kell beszerezni a bevezetés miatt, hiszen például helyi irodai hálózattal szinte minden vállalat rendelkezik.
Ezen kívül ma már a menedzsmentnek több lehetősége is van, hogy eldöntse, milyen módon kívánja finanszírozni, illetve üzemeltetni vállalatirányítási rendszerét. Két alapvető megközelítést különböztetünk meg: a vállalat által tulajdonolt és működtetett, tradicionális vállalatirányítási rendszereket, és a megbízott szolgáltató által üzemeltetett, és a cégnek szolgáltatásként nyújtott ERP-megoldást. Ez utóbbit röviden csak outsourcing, vagy kihelyezett rendszernek hívjuk.
A minőségfejlesztés új útjai
A minőségügyi szakemberek gyakorlati szerepe az információs társadalomban
Belépés, regisztráció
Eseménynaptár
| 2010. szeptember | ||||||||
H | K | Sz | Cs | P | Sz | V | ||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||
6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | ||
13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | ||
20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | ||
27 | 28 | 29 | 30 | |||||
|
|
||||||||